Electronic Data Interchange (EDI)

Pengertian EDI

Electronic Data Interchange (EDI) merupakan sebuah proses pertukaran dokumen bisnis antara pengguna komputer dalam format elektronik standar antara mitra bisnis. Dengan mengganti media dari pertukaran dokumen bisnis berbasis kertas kedalam media bisnis elektronik komputer, bisnis menikmati manfaat besar seperti biaya yang berkurang, kecepatan pemrosesan yang meningkat, kesalahan yang berkurang, dan hubungan yang lebih baik dengan mitra bisnis.

Istilah-istilah dalam EDI

• Komputer-ke-komputer : Dalam hal ini EDI menggantikan surat pos, faks, dan email. Meskipun email juga merupakan media elektronik, dokumen yang dipertukarkan melalui email masih harus ditangani oleh orang-orang terlebih dahulu maka hal itu juga dapat memperlambat pemrosesan dokumen dan juga memungkinkan kesalahan pada proses. Sebagai gantinya, dokumen EDI dapat menangani langsung ke aplikasi yang sesuai di komputer penerima misalnya seperti Sistem Manajemen Pesanan dan pemrosesan dapat langsung dilakukan oleh komputer.

 

 Proses pertukaran dokumen dengan sistem customer service

Proses pertukaran dokumen dengan sistem EDI

• Dokumen bisnis : yaitu dokumen apa pun yang biasanya dipertukarkan antara pelaku bisnis. Dokumen yang paling umum dipertukarkan melalui EDI adalah pesanan pembelian, faktur dan pemberitahuan biaya pengiriman kapal danjuga  banyak lainnya seperti daftar muatan, dokumen bea cukai, dokumen persediaan, dokumen status pengiriman dan dokumen pembayaran.

• Format standar dokumen : Karena dokumen EDI diolah dan diproses oleh komputer maka harus diterapkan format standar agar komputer dapat membaca dan memahami dokumen. Format standar mendeskripsikan setiap bagian informasi dan dalam format apa misalnya, Integer, desimal, mmddyy, dan sebagainya. Tanpa format standar akan terjadi kesalahpahaman ataupun tidak dapat diproses sistem komputer penerima dan tidak dapat memahami format- format khusus perusahaan dari pengirim.Berdasarkan permasalahan seperti itu maka dibutuhkan format standar yaitu:

·  standar EDI : standar yang digunakan saat ini seperti ANSI, EDIFACT, TRADACOM, dan ebXML. Dan untuk setiap standar ada banyak versi yang berbeda, misalnya, ANSI 5010 atau EDIFACT versi D12, Release A. Ketika dua bisnis memutuskan untuk menukar dokumen EDI, mereka harus menyetujui standar dan versi EDI yang spesifik.

·  Menggunakan penerjemah EDI : baik sebagai perangkat lunak di rumah atau melalui penyedia layanan EDI penerjemah diperlukan untuk menerjemahkan format EDI sehingga data dapat digunakan oleh aplikasi internal mereka dan dengan demikian memungkinkan langsung melalui pemrosesan dokumen.

• Mitra bisnis : Pertukaran dokumen EDI biasanya antara dua perusahaan yang berbeda, yang disebut sebagai mitra bisnis atau mitra dagang. Misalnya, Perusahaan A dapat membeli barang dari Perusahaan B. Perusahaan A mengirimkan pesanan ke Perusahaan B. Perusahaan A dan Perusahaan B adalah mitra bisnis.